Home / Vraag en antwoord / Bestuur, commissies en VvE-taken / VvE-bestuur en VBA praktisch
Praktische informatie over onze dienstverlening waarmee we diverse punten in onze samenwerking voor u verduidelijken.
Wat we exact voor uw VvE verzorgen staat in de beheerovereenkomst die we met uw VvE zijn overeengekomen. In de dagelijkse praktijk ondersteunen en adviseren wij het VvE-bestuur bij het reilen en zeilen van de VvE. Een uitgebreidere omschrijving van onze dienstverlening vindt u hier.
De meeste VvE’s hebben VBA ingeschakeld om het volledige financieel, administratief en technisch beheer te verzorgen. Er zijn ook VvE’s die delen van het beheer zelf uitvoeren. Raadpleeg daarvoor uw beheerovereenkomst of uw accountmanager.
Uw beheerovereenkomst vindt u op uw digitale VvE-portaal, MijnVBA. Meer informatie treft u aan onder het onderwerp beheerovereenkomst.
Voor vragen kunt u altijd terecht bij uw persoonlijke accountmanager, zijn/haar contactgegevens vindt u via uw digitale VvE-portaal, MijnVBA. U vindt daar ook contactgegevens voor specifieke afdelingen binnen onze organisatie.
De bestuursvergadering voorafgaand aan de ALV is (indien overdag) in aanwezigheid (fysiek of digitaal) van de accountmanager van VvE-beheer Amsterdam.
In deze vergadering worden de agenda en de vergaderstukken besproken en de laatste acties met elkaar afgestemd. Zo komt u gezamenlijk goed beslagen ten ijs op de ALV.
Uw persoonlijke accountmanager stemt tijdig de vergaderdatum met u af en verzorgd/ verzameld (over het algemeen) het volgende:
- De conceptagenda met alle punten waarover de VvE jaarlijks verplicht vergadert.
- De jaarrekening van het afgelopen boekjaar.
- De notulen van de voorgaande ledenvergadering.
- Een spaaradvies voor toekomstig groot onderhoud (o.b.v. het MJOP).
- De begroting o.b.v. de cijfers van het afgelopen boekjaar en de verwachte kosten.
- De presentielijst o.b.v. het actuele ledenregister.
- Indien van toepassing: stukken in relatie tot een planmatig onderhoudsproject, rapportages van inspecties of onderzoeken en het meerjarenonderhoudsplan
- Eventueel de vergader locatie (wordt veelal door het bestuur zelf vastgelegd).
Uw accountmanager neemt de vergaderset met u door, meestal in de bestuursvergadering voorafgaand aan de ALV. Samen stelt u de agenda vast. Vergaderstukken van andere herkomst (bijv. een verbouwingsaanvraag van een eigenaar) worden ook bij de accountmanager aangeleverd.
Uw accountmanager schrijft vervolgens de vergadering uit en publiceert de vergaderstukken.
De workflow facturen is als volgt ingericht:
- Onze crediteurenadministratie voert een eerste factuurcontrole uit. Facturen die niet aan de factuurvoorwaarden voldoen worden aan de poort geweigerd.
- De procesverantwoordelijken (denk aan uw accountmanager, een projectleider of technisch administratief medewerker) voert de inhoudelijke factuurcontrole uit.
- Het aangewezen bestuurslid (veelal de penningmeester) voert een laatste controle uit en stemt in met het betaalbaar stellen van de factuur.
Klik hier voor een korte handleiding.
De bankrekeningen die we beheren staan altijd op naam van uw VvE. Als gecertificeerd VvE-beheerder zijn we uitsluitend bevoegd om bankrekeningen te beheren die op naam van de VvE staan, hierop worden we gecontroleerd.
Er is bij VBA geen enkel misverstand over wie de rechtmatige eigenaar van het geld is. Dat is de VvE!
Binnen onze procedures is geborgd dat slechts enkele medewerkers toegang tot de bankrekeningen van de VvE hebben en geld kunnen overmaken, waarbij het vierogenprincipe geldt. Concreet betekent dat, dat betalingen zonder uitzondering door een financieel medewerker en een manager worden geautoriseerd.
Via het digitale VvE-portaal, MijnVBA, kan het bestuur declaraties voor bestuurskosten en leveranciersfacturen indienen. Voor meer informatie gaat u naar MijnVBA: bestuur en kascommissie.
We werken met een mandaatbedrag. Als we inschatten dat het reparatieverzoek binnen dat bedrag blijft, geven we zonder vooroverleg een reparatie in opdracht namens uw VvE. Dat is prettig want het verkort de doorlooptijd tot herstel aanzienlijk.
Het mandaat maakt ook onderdeel uit van de opdracht aan de leverancier. Mocht het mandaatbedrag op locatie toch niet toereikend blijken, wordt er eerst een offerte ingediend. VBA beoordeeld de offerte en legt deze vervolgens ter akkoord aan het bestuur voor.
De algemene ledenvergadering beslist wat er voor een planmatig onderhoudsproject mag worden uitgegeven. Tijdens de voorbereiding wordt door de projectleider van VBA gecontroleerd of het projectbudget niet wordt overschreden.
Het bestuur ontvangt van de projectleider een gunningsadvies met daarin onder meer de resultaten van de offertevergelijking ten opzichte van het projectbudget.
Naast wat u kunt zien op uw digitale VvE-portaal, MijnVBA, ontvangt u vanuit diverse beheerprocessen automatisch meldingen. Zo bent u en/of uw VvE-bestuur altijd op de hoogte van belangrijke zaken. Bijvoorbeeld over:
- Reparatieverzoeken
- Schademeldingen
- Planmatig onderhoudsprojecten
- Eigendomsoverdrachten
- Crediteurenbeheer (factuurcontrole)
- Vaststelling begroting en aanpassing VvE-bijdrage
- Jaarrekening gereed voor controle (bestuur en kascommissie)